Ballada o ślubnych przygotowaniach #3 - Goście, goście...

Temat gości poruszałam krótko w pierwszym poście z tej serii (LINK), a dziś chciałabym nieco się w niego zagłębić. Tak jak już wspominałam, nasza lista gości była dość elastyczna i kilka razy nanieśliśmy na nią poprawki. Oczywiście główną zasadą, jaką się kierowaliśmy, było: „Nic na siłę!”. Jeśli nie czuliśmy potrzeby zapraszania na ślub i wesele niektórych osób, to żaden argument nie był nas w stanie do tego zmusić. Nie wychodziliśmy z założenia, że kogoś wypada zaprosić.

Wstępna lista gości została przez nas sporządzona na samym początku przygotowań, co i Wam radzę zrobić jak najszybciej. Wszystko to dlatego, by móc rozpocząć planowanie innych ważnych kwestii, jak wybór odpowiedniej sali, na której goście nie musieliby się cisnąć, czy ilość menu, napoi itp. Temat gości wyszedł ponownie na pierwszy plan w momencie wyboru zaproszeń. Nie zakładałam sytuacji, w której musiałabym sama zająć się tą częścią przygotowań, dlatego rozpoczęłam poszukiwania stron internetowych, które oferują papeterie ślubne. Na samym początku miałam jeszcze nadzieję, że w dekoracji pojawi się wymarzona przeze mnie lawenda i szukałam tylko i wyłączenie wzorów z tym motywem przewodnim. Z biegiem czasu (gdy okazało się to być praktycznie niemożliwe) rozszerzyłam poszukiwania na zaproszenia z elementami kolorystycznymi: biel-fiolet. Wydaje mi się, że przejrzałam wszystkie strony z zaproszeniami, łącznie z większością fanpage'y na Facebooku. Po wypisaniu stron i numerów projektów, które mi się spodobały, zrobiliśmy wspólną selekcję i … jak się okazało, oboje wybraliśmy zaproszenie, które znalazłam jako pierwsze. Tym samym późniejsze wielogodzinne przeszukiwanie internetu było bezcelowe, ale przynajmniej w naszym wyborze byliśmy jednogłośni.

Zaproszenie, o którym mowa, wypatrzyłam na Allegro. Zanim jednak do niego powróciliśmy, minęło sporo czasu, a ogłoszenie zniknęło i mogliśmy zobaczyć je jedynie w Archiwum. Udało mi się dotrzeć do strony internetowej producenta, gdzie z ulgą odnalazłam także wybrany projekt. Problem polegał jedynie w tym, że kosztowały one nieco więcej. Koszt zaproszeń na stronie internetowej wynosił 2,59 zł, a na Allegro 1,99 zł za sztukę. Wydawałoby się, że różnica jest minimalna, lecz w przypadku ślubu sprawdza się powiedzenie, mówiące że małe koszty generują duże straty. Wiedziałam, że to konkretne zaproszenie pojawia się cyklicznie na Allegro, dlatego (mając jeszcze dużo czasu do ślubu) postanowiłam poczekać. Całe szczęście nie zdecydowaliśmy się zamówić zaproszeń bezpośrednio od producenta, bo faktycznie kilka dni później mogliśmy złożyć zamówienie poprzez znaną stronę sprzedaży online. Być może zyskaliśmy grosze, ale zawsze to swego rodzaju oszczędność, którą można było inaczej spożytkować (zwłaszcza jeśli chodzi o ten sam produkt). 

*Zdjęcie pochodzi ze strony producenta. Dla zainteresowanych: zaproszenie jest obecnie dostępne na Allegro.

Osobiście zwróciłam uwagę na nasze zaproszenia, ponieważ nie były one typowe. Zauroczył mnie sam projekt drzewa z fioletowymi kwiatami i motylami. Ciekawym elementem była także pierwsza strona w formie kalki. Całość przewiązana fioletową kokardą wygląda uroczo. Po wyborze własnego tekstu zaproszenia oraz czcionki i elementów dekoracyjnych podjęliśmy decyzję o niewstawianiu nazwisk gości, a jedynie pozostawieniu w tym miejscu kropek, byśmy sami mogli je wypisać – Oboje zwracamy zawsze uwagę na wszelkie ręcznie wykonane dopiski, które stanowią dla nas pewnego rodzaju osobisty aspekt. Na realizację zamówienia nie czekaliśmy długo (kilka dni). W paczce znalazły się także 2 dodatkowe zaproszenia i puste koperty, których było o wiele więcej niż zaproszeń.

Otwartym pytaniem pozostawał czas wręczenia zaproszeń. Wiele osób próbowało nam doradzać w tej kwestii i każdy miał na ten temat inne zdanie. Jaki jest właściwie najlepszy czas na rozwożenie zaproszeń? Czy zawiadomienie na 4 miesiące przed to zbyt dużo czasu, a miesiąc za mało? Na to pytanie chyba nie ma dobrej odpowiedzi. Jak wiecie, nie mieszkamy w Polsce i nie mogliśmy zjawić się tam na zawołanie, dlatego nasza sytuacja wymusiła na nas wypełnienie tego obowiązku w konkretnym czasie. Nasz ślub odbył się pod koniec kwietnia, a w Polsce byliśmy na początku lutego i to właśnie wtedy odbyliśmy maraton po rodzinie i przyjaciołach. Wcześniej rozmawialiśmy jednak z zaproszonymi gośćmi i informowaliśmy ich, że mają się spodziewać takiego wydarzenia. Gdy nasz urlop nie był jeszcze pewny, rozważaliśmy wysłanie wszystkich zaproszeń pocztą, jednak zdecydowanie odradzam ten sposób. Jeśli tylko macie sposobność wręczenia zaproszeń osobiście, zróbcie to! W naszym przypadku jedynie 5 zaproszeń zostało wysłanych i były to osoby, które nie mogły się zjawić, lecz chcieliśmy, by czuli się mimo wszystko zaproszeni. Osobiste wręczanie zaproszeń ma swoje zalety także dla samej Pary Młodej. Wszak można zorientować się w intencjach zaproszonych (często otrzymywaliśmy od razu potwierdzenie przybycia), a także można poinformować gości o najważniejszych informacjach (jak np. transport czy nocleg, o ile na takie się decydujecie).

* Moja rada: Rozwożenie zaproszeń to bardzo czasochłonna część przygotowań. Musicie nastawić się na to, że każdy poczęstuje Was kawa czy ciastem, a i rozmowa o ślubnych detalach chwilę potrwa (zwłaszcza jeśli nie widzieliście się długo). Jeśli macie zatem możliwość zorganizowania większego spotkania, na którym pojawi się kilka z zaproszonych par – np. przyjaciół, którzy się znają, koniecznie z tego skorzystajcie. Spędzicie czas w miłym gronie, a przy okazji rozdacie kilka zaproszeń i … nie będziecie musieli się powtarzać ;)

Standardowo na zaproszeniach umieszcza się informację o potwierdzeniu przybycia. Nie zawsze jednak goście stosują się do tego zapisu i radzę Wam nastawić się na to, że i tak będziecie musieli kontaktować się z gośćmi i dopytywać czy przyjdą. Z takim nastawieniem zaoszczędzicie sobie stresu związanego z całą tą absurdalną sytuacją. Będąc zaproszoną na ślub, zawsze pilnuję daty potwierdzenia przybycia, bo wiem (zwłaszcza po własnym ślubie!) jak ważne jest to dla przyszłych nowożeńców. Choćbym do ostatniego dnia nie była pewna przybycia, to stanę na głowie, by dać konkretną odpowiedź zainteresowanym. W naszym przypadku ponad połowa zaproszonych gości nie dała nam żadnej odpowiedzi. Na telefony do Polski wydaliśmy majątek, by z każdym się skontaktować, a wyjaśnienia, które słyszeliśmy były przeróżne: od klasycznego Przecież to logiczne, że będziemy! przez Organizujemy transport – daj nam jeszcze 2 dni... po Nie możemy przyjechać, więc nawet nie dzwoniliśmy.

Ten dzień ostateczny, w którym wisieliśmy na telefonie od wczesnych godzin rannych do wieczora zapadł mi w pamięci najbardziej z całego czasu przygotowań. Po kilku odmownych odpowiedziach pojawił się także drażliwy temat doproszenia kilkorga dalszych znajomych.

Znając ostateczną (czy na pewno?) liczbę gości, rozpoczęliśmy trudną sztukę ich usadzania przy stolikach. Okrągłe stoły na sali wyglądają elegancko i sama idea podoba mi się bardzo, ale praktyczne nie jest to za grosz. O ile wszystkie osoby, będące na ślubie znają się, nie są w konflikcie i potrafią się ze sobą dogadać, może się to odbyć bezstresowo. Umówmy się jednak, że taka sytuacja to rzadkość, a rozsadzenie rodziny i znajomych w taki sposób, by każdy dobrze czuł się na swoim miejscu jest bardzo trudnym zadaniem. Początkowo rozpaczałam nad tym, że nie mogę mieć na sali prostokątnych stołów, ale nie ma co płakać nad rozlanym mlekiem. Trzeba brać się do roboty.

Pierwszym krokiem naszego działania było omówienie planu rozmieszczenia stolików na sali. Ten etap poszedł całkiem sprawnie: od sali otrzymaliśmy ich propozycję, którą nieco zmodyfikowaliśmy i ostatecznie powstało 7 stołów – 6 okrągłych + stół prezydialny, prostokątny, przy którym zasiedliśmy wraz ze świadkami i ich osobami towarzyszącymi. Stworzenie naszego stołu odbyło się bezproblemowo. Od samego początku chcieliśmy, by wyglądał on w ten sposób. Problem pojawił się przy usadzaniu reszty gości, a sam plan zmieniał się kilkanaście razy i rozważaliśmy różne warianty. Zacznijmy jednak od części praktyczno-organizacyjnej. Znając już rozstawienie stolików, przygotowaliśmy prostą makietę z ich zaznaczeniem. Następnie wydrukowałam nazwiska naszych gości, które pocięłam na małe paski (z uwzględnieniem dzieci, których paski były o połowę krótsze). Tak przygotowane karteczki mogliśmy z łatwością przenosić pomiędzy stolikami i rozkładać w dowolny sposób, by w końcu znaleźć odpowiednie usadzenie. W naszym przypadku liczba osób przy stoliku nie mogła przekraczać 10. Zdecydowaliśmy się również na ustawienie 3+3 (trzy stoliki najbliżej nas zajęła rodzina, trzy w kolejnym rzędzie przyjaciele).

Podczas rozsadzania gości musieliśmy wziąć pod uwagę wiele aspektów:

 ->pokrewieństwo rodzinne – czy lepiej będzie usadzić rodzinę w swoim gronie, czy np. kuzynostwo wraz z rówieśnikami z grona znajomych, czy mieszamy rodziny czy też każda pozostaje w swoim towarzystwie?

 ->wiek – czy wychodzimy z założenia, że nasi znajomi w różnym wieku będą potrafili się dogadać, a może będą czuć się skrepowani różnicą wieku?

->ewentualne konflikty – nawet jeśli na pierwszy rzut oka wszystko jest w porządku, to można mieć 100% pewności, że ktoś z grona gości się z kimś nie lubi. Zwłaszcza z grona rodziny docierały do nas co chwilę informacje o tym, kto z kim NIE ZAMIERZA siedzieć.

 ->umiejętności językowe – na naszym ślubie pojawiły się osoby z Niemiec, Szwajcarii, Danii, Norwegii, a nawet Meksyku. Ważne było zatem dla nas, by mieli szansę porozmawiać z kimś w języku, jaki znali. Postaraliśmy się także o dwujęzyczne przemowy, prowadzenie zabaw w języku polskim i angielskim oraz piosenki z krajów, z których pochodzą.

 ->prywatne kontakty – gdy część z zaproszonych gości zna się prywatnie, to rozwiązuje to jeden z problemów ich usadzenia. Wiadomo, że jeśli dwie osoby znają tylko siebie na imprezie, to raczej rozsadzać się ich nie powinno.

 ->single – czy na naszej imprezie pojawią się single, czy robimy dla nich osobny stolik, a może mieszamy z parami?

*Grafika została stworzona za pośrednictwem strony goscieprzystole.pl

Znając już liczbę osób przy stole, musieliśmy zdecydować w jakiej kolejności zasiądą. Tutaj braliśmy również pod uwagę, kto znajdzie się przy drugim stoliku, za plecami konkretnego gościa. Staraliśmy się usadzić starszych gości w taki sposób, by zmęczeni tańcami mogli nadal obserwować wszystko, co dzieje się na parkiecie. By rodzice przychodzący z dziećmi mieli jak największą swobodę, zdecydowaliśmy także dla wszystkich pociech ustawić dodatkowe krzesła.

W ten sposób udało nam się usadzić gości i wielokrotnie słyszeliśmy głosy aprobaty, twierdzące, że świetnie dobraliśmy osoby przy stolikach. Ważnym aspektem podczas usadzania gości jest umiejętne oznaczenie stołów za pomocą numerów, miejsc przy udziale winietek, a w końcu ustawienie ogólnej informacji w formie tablicy z usadzeniem gości. O tych aspektach opowiem Wam jednak w kolejnym poście, gdzie dowiecie się także, jakie przedmioty stworzyliśmy własnoręcznie.

A jak przebiegł u Was etap zapraszania gości? Czy spotkania z rodziną i znajomymi również trwały tak długo jak nasze? Czy mieliście problem z usadzeniem gości? Na jakie stoły się zdecydowaliście?